Tarptautinėje prekyboje krovinio atvykimas į Lietuvą dar nebūtinai reiškia, kad prekes galima iš karto vežti į įmonės sandėlį. Importuojant iš trečiųjų šalių tenka atlikti muitinės formalumus, o jų eiga priklauso nuo pačių prekių, dokumentų ir pasirinktos procedūros. Muitinės tarpininkai šiame etape padeda importuotojui parengti bei pateikti reikalingą informaciją, atstovauja atliekant muitinės formalumus ir komunikuoja dėl klausimų, kurie gali atsirasti deklaruojant krovinį. https://www.arijus.lt/paslaugos/muitines-tarpininkai
Muitinės tarpininkai dažniausiai dirba dar prieš fiziškai atvykstant prekėms. Jei sąskaita, pakavimo dokumentai, transporto informacija ir duomenys apie produktus perduodami iš anksto, galima pasiruošti būsimai procedūrai nelaukiant paskutinės minutės. Vis dėlto net ir gerai suplanuota siunta kartais pareikalauja papildomų veiksmų. Muitinė gali paprašyti informacijos, dokumentuose gali paaiškėti neatitikimų, o tam tikrais atvejais krovinys gali būti atrinktas patikrai.
Deklaracija nėra tik atvykusio krovinio registracija
Importo deklaracijoje pateikiama informacija nėra vien formalus pranešimas, kad į šalį atvyko tam tikras prekių kiekis. Joje svarbūs duomenys apie deklaruojamas prekes, jų klasifikavimą, vertę, kilmę ir kitas konkrečiai procedūrai reikalingas aplinkybes.
Dalis informacijos gaunama iš komercinių dokumentų, tačiau vien sąskaitos ne visada pakanka. Pavadinimas, kurį tiekėjas naudoja savo apskaitoje, gali būti pernelyg bendras. Jei dokumente parašyta tik „plastic parts“ arba „accessories“, kyla visiškai logiškas klausimas, kokios tai dalys ir kam jos skirtos.
Todėl tarpininkui gali reikėti produkto nuotraukų, techninio aprašymo, sudėties ar kitų duomenų. Konkretus poreikis priklauso nuo prekės. Importuotojui naudinga šią informaciją turėti savo sistemoje, o ne kiekvienos siuntos metu iš naujo jos prašyti gamintojo.
Dokumentų neatitikimai dažnai išryškėja pačiu nepatogiausiu metu
Tarptautinė siunta gali pereiti per daugybę rankų. Dokumentus ruošia tiekėjas, transportą organizuoja ekspeditorius, muitinės formalumus tvarko tarpininkas, o galutinio krovinio laukia importuotojas. Jei skirtinguose dokumentuose pateikiami nevienodi duomenys, klausimai dažniausiai iškyla ten, kur informaciją jau reikia panaudoti praktiškai.
Pavyzdžiui, sąskaitoje gali būti nurodytas vienas prekių kiekis, pakavimo dokumente – kitas. Gali nesutapti svoris, gavėjo rekvizitai ar produktų aprašymai. Kartais tai paprasta administracinė klaida, kurią tiekėjas greitai ištaiso. Kitais atvejais tenka aiškintis, kas realiai buvo išsiųsta.
Importuotojui dėl to verta peržiūrėti dokumentus nelaukiant krovinio atvykimo. Persiųsti gautą PDF failą tarpininkui likus kelioms valandoms iki planuojamo krovinio paėmimo nėra geriausias darbo modelis.
Kuo anksčiau pastebimas neatitikimas, tuo daugiau laiko lieka jį išspręsti be papildomo spaudimo.
Kas nutinka, jei muitinė paprašo papildomos informacijos?
Ne kiekviena deklaracija reiškia ilgą tikrinimą. Didelė dalis kasdienio importo vyksta kaip įprastas procesas. Tačiau verslas turi būti pasirengęs ir situacijai, kai pateiktą informaciją reikia papildyti ar pagrįsti.
Tokiu atveju svarbu greitai suprasti, ko konkrečiai trūksta. Gali būti aktualūs papildomi dokumentai apie prekes, sandorį, kilmę ar kitus deklaracijos duomenis. Tarpininkas perduoda informaciją klientui, tačiau reikiami atsakymai neretai turi ateiti iš paties importuotojo ar jo tiekėjo.
Problemos prasideda tada, kai įmonėje niekas tiksliai nežino, kas gali pateikti reikalingą informaciją. Pirkimų vadybininkas laukia tiekėjo, tiekėjas neatsako dėl laiko juostų skirtumo, o krovinys tuo metu nejuda.
Reguliariai importuojančiai įmonei naudinga iš anksto turėti aiškų atsakingą žmogų. Tai paprastas organizacinis sprendimas, tačiau nestandartinėje situacijoje jis gali sutaupyti nemažai laiko.
Krovinio patikra nėra automatinis ženklas, kad kažkas negerai
Importuotojai, ypač susiduriantys su muitinės procedūromis pirmą kartą, fizinę krovinio patikrą kartais priima kaip signalą, kad deklaracijoje būtinai rasta problema. Taip vertinti nereikėtų. Muitinės kontrolė yra normali tarptautinės prekybos sistemos dalis.
Praktinis nepatogumas verslui yra kitas – patikrai reikia laiko. Priklausomai nuo situacijos gali prireikti sudaryti galimybę pasiekti krovinį, atlikti papildomus veiksmus ar palaukti, kol procedūra bus užbaigta.
Dėl to logistikos plane naudinga nepalikti absoliučiai nulio laiko rezervo. Jei prekės turi būti pristatytos klientui tą pačią dieną, kai tikimasi užbaigti importo formalumus, net nedidelis nukrypimas nuo plano sukelia grandininę reakciją.
Tai ypač aktualu sezoninėms prekėms ir gamybos komponentams. Tokiam kroviniui viena prarasta diena gali būti daug svarbesnė nei įprastoms sandėlio atsargoms.
Muitinės tarpininkas negali nuspręsti, kas yra prekė, iš vienos nuotraukos
Elektroninės prekybos laikais atsirado įprotis informaciją perduoti labai neformaliai. Importuotojas persiunčia produkto nuorodą, ekrano nuotrauką arba tiekėjo žinutę ir tikisi, kad to pakaks visam procesui.
Kartais iš tokios informacijos galima greitai suprasti produkto pobūdį. Tačiau klasifikavimui ar kitiems muitinės klausimams gali reikėti tikslesnių charakteristikų. Du vizualiai beveik vienodi gaminiai gali būti pagaminti iš skirtingų medžiagų, turėti skirtingą funkciją ar technines savybes.
Todėl produkto duomenų bazė tampa labai naudinga augant importui. Joje galima laikyti tikslius prekių aprašymus, gamintojo informaciją, technines specifikacijas ir kitus nuolat naudojamus duomenis.
Tai nėra sudėtinga inovacija. Dažnai pakanka elementarios vidinės tvarkos, kad dešimtys pasikartojančių klausimų tiesiog išnyktų.
Smulkūs e. prekybos verslai muitinę atranda labai greitai
Prieš keliolika metų tiesioginis importas daugeliui mažų prekybininkų atrodė gana tolimas verslo modelis. Dabar tiekėją galima rasti per vieną vakarą. Tarptautinės B2B platformos, socialiniai tinklai ir tiesioginis bendravimas su gamyklomis gerokai sumažino psichologinį atstumą tarp mažos internetinės parduotuvės Lietuvoje ir gamintojo kitoje pasaulio pusėje.
Tai turi ir kitą pusę. Prekes užsisakyti paprasta, tačiau importo reikalavimai dėl to neišnyksta. „Alibaba“, „TikTok“ ar „Instagram“ rastas produktas muitinės požiūriu nėra atskira kategorija – reikia suprasti, kas importuojama ir kokios sąlygos konkrečiai prekei taikomos.
Kartais pirmoji partija būna keli kartonai, siunčiami skubiu transportu. Verslui augant užsakymas tampa palete, vėliau keliomis paletėmis, o galiausiai pradedama svarstyti apie visą konteinerį.
Būtent šiame augimo etape verta pereiti nuo improvizacijos prie normalaus importo proceso. Tai, kas veikė su penkiomis dėžėmis, nebūtinai patogiai veiks su penkiais šimtais.
Eksportuojant muitinės formalumai taip pat niekur nedingsta
Apie muitinės tarpininkus dažniausiai kalbama importo kontekste, tačiau tarptautinė prekyba vyksta abiem kryptimis. Kai Sąjungos prekės išvežamos į trečiąją šalį ir taikoma eksporto procedūra, taip pat atsiranda deklaravimo bei dokumentų klausimų.
Eksportuotojui svarbu, kad komerciniai ir transporto duomenys tarpusavyje derėtų, o procesas būtų suderintas su faktiniu krovinio išvykimu. Jei prekės keliauja per kelias transporto grandis, informacijos perdavimas tarp eksportuotojo, ekspeditoriaus ir muitinės tarpininko tampa dar svarbesnis.
Įmonėms, kurios ir importuoja žaliavas, ir eksportuoja galutinę produkciją, muitinės procesai gali tapti kasdiene logistikos dalimi. Tokiu atveju atsitiktinis dokumentų siuntimas skirtingiems kontaktams greitai pasidaro neefektyvus.
Aiški atsakomybė ir nusistovėjęs informacijos perdavimo procesas čia duoda daugiau naudos nei nuolatinis bandymas kiekvieną siuntą administruoti kaip visiškai naują atvejį.
Tarpininkas ir ekspeditorius atlieka skirtingas funkcijas
Verslui pirmą kartą organizuojant tarptautinį krovinį, logistikos dalyvių vaidmenys kartais susilieja. Ekspeditorius organizuoja krovinio transportavimą ir koordinuoja jo judėjimą, o muitinės tarpininko darbas susijęs su muitinės formalumais bei atstovavimu šiame procese.
Praktikoje abi paslaugos gali būti glaudžiai susijusios, o kartais klientas jas gauna per vieną logistikos partnerį. Vis dėlto procesų prasme naudinga suprasti skirtumą.
Krovinys gali būti fiziškai atvykęs, tačiau dar neturėti reikiamo muitinės statuso tolimesniam naudojimui. Lygiai taip pat užbaigti tam tikri formalumai savaime nereiškia, kad sunkvežimis jau stovi prie terminalo ir gali tą pačią minutę paimti prekes.
Kai verslas supranta šias atskiras grandis, daug lengviau realistiškai planuoti pristatymo terminą.
Gera komunikacija ypač pasimato tada, kai siunta nėra standartinė
Kol visos siuntos vienodos ir dokumentai tvarkingi, muitinės paslaugų teikėjų skirtumai gali būti sunkiai pastebimi. Klientas atsiunčia dokumentus, gauna informaciją apie atliktą procedūrą ir krovinys keliauja toliau.
Daug daugiau pasako nestandartinė situacija. Naujas produktas, dokumentų neatitikimas, papildomos informacijos poreikis ar skubus krovinys greitai parodo, kaip organizuojama komunikacija.
Verslui svarbu gauti ne tik pranešimą, kad „trūksta dokumentų“, bet ir suprasti, kokios konkrečiai informacijos reikia. Tai leidžia greičiau kreiptis į tinkamą žmogų ir išspręsti klausimą.
Dėl šios priežasties renkantis tarpininką verta žiūrėti plačiau nei į vienos deklaracijos tarifą. Kelių eurų skirtumas kasdienėje rutinoje gali būti mažiau svarbus nei viena sutaupyta laukimo diena sudėtingesnėje situacijoje.
Reguliarus importas turėtų tapti nuobodus
Logistikoje žodis „nuobodus“ gali būti komplimentas. Jei įmonė kiekvieną savaitę gauna panašias prekes iš tų pačių tiekėjų, procesas neturėtų kiekvieną kartą atrodyti kaip naujas projektas.
Dokumentų formatas tampa pažįstamas, prekių informacija susisteminta, atsakingi žmonės žino savo veiksmus, o tarpininkas supranta kliento srautą. Naujas krovinys tada yra dar viena suplanuota operacija, o ne priežastis skubiai ieškoti senų dokumentų elektroniniame pašte.
Žinoma, išimčių vis tiek atsiranda. Pasikeičia tiekėjas, į asortimentą įtraukiamas naujas produktas arba gaunama nestandartinė siunta. Tačiau gerai sutvarkytas įprastas procesas palieka daugiau laiko būtent tokioms situacijoms.
Patikimi muitinės tarpininkai didžiausią vertę dažnai sukuria ne tada, kai klientas kasdien pastebi jų darbą. Priešingai – gerai organizuotoje tiekimo grandinėje muitinės formalumai tampa viena iš įprastų operacijų, kuri atliekama laiku ir be nereikalingo chaoso. Tarptautinėje prekyboje tai nėra mažas privalumas.
